O que é?

A orientação técnica é uma prestação de serviço voltada à gestão documental adequada dos conjuntos de documentos funcionais que os diferentes setores e campi possuem sob sua custódia. A partir dela, são passadas informações e orientações e feitas visitas técnicas na busca da promoção de boas práticas arquivísticas e a eventual transferência de documentação para o Arquivo da SRH, quando indicado. Ela se volta ao tratamento técnico de documentos em suporte papel e digitais, produzidos no SEI.

Quem pode utilizar este serviço?

Comunidade interna – Servidores da UFCG, no campus sede ou nos campi do interior.

Etapas para realização desse serviço

1. Os setores da UFCG detectam a necessidade de orientações quanto ao tratamento da documentação de pessoal (funcional) que possuam em suas unidades;
2. Os setores contactam o Arquivo da SRH, apresentando sua necessidade de orientação;
3. O Arquivo da SRH procura, por meio da forma de contato utilizada pelos setores, responder aos questionamentos existentes;
4. O Arquivo da SRH, caso necessário, agenda uma visita técnica ao setor para a observação e orientação in loco quanto ao tratamento a ser realizado com o conjunto documental.

Outras Informações

Prazo para prestação do serviço

Até 30 dias, condicionado às possibilidades de agendamento dos setores e do Arquivo da SRH.

Forma de prestação do serviço

Remoto (e-mail, telefônico, via SEI) e presencial.

Formas de Contatos

Solicitação por meio de processo SEI;
E-mail: arquivo.srh@setor.ufcg.edu.br;
Telefone: (83) 2101-1077;
Atendimento presencial: das 8h às 12h – Prédio da Reitoria.

Locais e formas de acesso ao serviço

Presencial (no Arquivo da SRH ou nos setores demandantes da orientação técnica) e remoto (via SEI, e-mail ou telefone).

O que é?

A digitalização de documentos e processos funcionais é a reformatação de documentos em suporte papel para formato digital que estão custodiados no Arquivo da SRH, mediante solicitações externas.

Quem pode utilizar este serviço?

Comunidade interna – Servidores ativos e inativos da UFCG;
Comunidade externa – Familiares, advogados e terceiros com posse de procuração.

Etapas para realização desse serviço

1. O demandante, obrigatoriamente, abre um processo no SEI (Pessoal: Solicitação de Documento ou Informação Funcional) e indica o e-mail atualizado para o envio dos documentos digitalizados;
2. Os servidores do Arquivo da SRH fazem o tratamento do conjunto documental conforme orientações do Arquivo Nacional e do Ministério da Economia, digitalizam o os documentos, os processos ou o assentamento funcional de forma integral visando alimentar o sistema do AFD a partir da solicitação realizada;
3. A resposta, ou seja, o envio dos documentos solicitados ocorre, exclusivamente, por meio do envio de e-mail pelo setor, a partir do endereço arquivo.srh@setor.ufcg.edu.br;

Observação: É exigida a apresentação de documento pessoal do servidor ou de familiares, bem como, de procurações, para a promoção do acesso aos documentos em formato digital. Isso visa garantir a proteção das informações pessoais contidas nos documentos (Lei 12.527/2011, artigo 31).

Outras Informações

Prazo para prestação do serviço

Para documentos e processos em pouco volume, até 5 dias;
Para assentamento funcional (cópia parcial ou integral), entre 30 e 60 dias.

Forma de prestação do serviço

Exclusivamente remota. Solicitação por meio de processo no SEI e envio da documentação solicitada por meio de e-mail do Arquivo da SRH.

Formas de Contatos

Solicitação por meio de processo SEI;
E-mail: arquivo.srh@setor.ufcg.edu.br;
Telefone: (83) 2101-1077;
Atendimento presencial: das 8h às 12h – Prédio da Reitoria.

Locais e formas de acesso ao serviço

Presencial para dúvidas e remoto para solicitações e recebimento dos documentos.

O que é?

Promover o acesso é disponibilizar a consulta a documentos e processos que se encontram sob custódia do Arquivo da SRH.

Quem pode utilizar este serviço?

Comunidade interna e externa.

Etapas para realização desse serviço

1. Para atendimento na SRH: o demandante apresenta sua demanda documental aos servidores do Arquivo da SRH, que fazem a busca documental e permitem o acesso. Toda consulta se dá com o acompanhamento de um servidor do Arquivo da SRH e, obrigatoriamente, nas dependências físicas da SRH;
2. Para atendimento remoto: a) o demandante abre um processo no SEI (Pessoal: Solicitação de Documento ou Informação Funcional) e indica o e-mail atualizado para o envio dos documentos digitalizados; ou b) envia um e-mail para o setor;
3. É exigida a apresentação de documento pessoal do servidor ou de familiares, bem como, de procurações, para a promoção do acesso aos documentos em formato digital. Isso visa garantir a proteção das informações pessoais contidas nos documentos (Lei 12.527/2011, artigo 31);

Observação: Em razão da limitada digitalização que possuímos do acervo do Arquivo da SRH, a promoção do acesso ainda tem se dado a partir de demanda espontânea, não havendo um conjunto de documentos já digitalizados e disponíveis para acesso dos servidores.

Outras Informações

Prazo para prestação do serviço

Depende da localização física da guarda da documentação.
Para atendimento presencial: preferencialmente, o atendimento é imediato, mas pode ser solicitado um prazo de 24 horas para a localização da documentação requerida;
Para atendimento remoto: prazo de 5 dias.

Forma de prestação do serviço

Presencial ou remota (via SEI ou e-mail).

Formas de Contatos

E-mail: arquivo.srh@setor.ufcg.edu.br;
Telefone: (83) 2101-1077;
Atendimento presencial: das 8h às 12h – Prédio da Reitoria.

Locais e formas de acesso ao serviço

Presencial no Arquivo da SRH ou remotamente no setor ARQ-SRH.

O que é?

O desarquivamento é a reativação da tramitação de um documento ou processo que se encontra sob custódia de um arquivo setorial.

Quem pode utilizar este serviço?

Comunidade interna e externa.

Etapas para realização desse serviço

1. Para os documentos e processos em suporte papel, não há o desarquivamento.
2. Para os processos digitais, em razão da não existência, no presente momento, de um módulo de arquivamento de processos, os mesmos são reabertos sem que haja a decisão ou alguma atividade específica do Arquivo da SRH.

• A partir do momento em que houver módulo de arquivamento, apenas mediante solicitação ao Arquivo da SRH que os processo que cumpriram a sua tramitação poderão ser desarquivados.

Outras Informações

Prazo para prestação do serviço

Imediato.

Forma de prestação do serviço

No momento, esse serviço não é prestado à comunidade, pois não há mais o desarquivamento de processos em suporte papel, em razão da utilização do sistema SEI, nem em ambiente digital, haja visto que este último não possui módulo de arquivamento e desarquivamento.

Formas de Contatos

E-mail: arquivo.srh@setor.ufcg.edu.br;
Telefone: (83) 2101-1077;
Atendimento presencial: das 8h às 12h – Prédio da Reitoria.

Locais e formas de acesso ao serviço

Presencial no Arquivo da SRH ou remotamente no setor ARQ-SRH.

O que é?

O arquivamento é a guarda de um documento ou processo depois de cessada a sua tramitação.

Quem pode utilizar este serviço?

Comunidade interna.

Etapas para realização desse serviço

1. Os diferentes setores devem tramitar, para o Arquivo da SRH, os processos funcionais que possuem em sua guarda. Para os processos em suporte papel, deve haver o cadastro dos mesmos no sistema de tramitação PRE. Para os processos digitais, o procedimento se dá via SEI, com a tramitação para o setor ARQ-SRH;
2. Obrigatoriamente, todos os processos devem conter um despacho informando sobre o atendimento ou as razões do não atendimento da demanda inicial do processo e indicando o arquivamento do mesmo (com alguma expressão similar a 'Arquive-se'). Caso contrário, os processos serão devolvidos para as unidades;
3. Após isso, para os processos em suporte papel haverá o recebimento e o arquivamento deles. Para os processos digitais, há apenas uma guarda em blocos internos, tendo em vista que o SEI ainda não possui um módulo de arquivamento de processos.

• A partir do momento em que houver módulo de arquivamento, o Arquivo da SRH passará a ser o setor de custódia dos documentos digitais e agirá, efetivamente, sobre o arquivamento e o desarquivamento.

Outras Informações

Prazo para prestação do serviço

Imediato.

Forma de prestação do serviço

Presencial para documentos/processos em suporte papel e remota para documentos/processos digitais (via SEI).

Formas de Contatos

E-mail: arquivo.srh@setor.ufcg.edu.br;
Telefone: (83) 2101-1077;
Atendimento presencial: das 8h às 12h – Prédio da Reitoria.

Locais e formas de acesso ao serviço

Presencial no Arquivo da SRH ou remotamente no setor ARQ-SRH.